Những điều doanh nghiệp cần lưu ý trước khi thuê ngoài dịch vụ tính lương

Ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê ngoài dịch vụ tính lương để giảm thiểu rủi ro và chuyển hướng tập trung sang các mục tiêu chiến lược quan trọng khác.

Hiện nay, thuê ngoài dịch vụ tính lương không còn quá xa lạ đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Tuy nhiên, làm thế nào để lựa chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ trả lương uy tín, trách nhiệm và phù hợp với doanh nghiệp là điều vô cùng khó. Dưới đây là những điều mà doanh nghiệp cần lưu ý trước quyết định khi thuê ngoài dịch vụ tính lương.

Những điều cần lưu ý trước khi thuê ngoài dịch vụ tính lương

Quy mô công ty

Lưu ý đầu tiên là bạn phải xem quy mô của công ty để cân nhắc có nên thuê dịch vụ trả lương hay không. Lưu ý rằng mỗi người có một chuyên môn riêng, đừng mong thuê một kế toán biết về bảng lương và kế toán nội bộ với giá rẻ mà lại có thể đảm bảo trách nhiệm và tính an toàn.

Thực tế cho thấy rằng, hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường thuê kế toán mới ra trường với mức chi phí khoảng 6 - 7 triệu/1 tháng và yêu cầu những người bạn đó phải làm nhiều công việc khác nhau như chính văn phòng, tính lương, kế toán nội bộ, kê khai thuế hàng tháng, hàng quý,... Trong khi đó, họ có thể thuê dịch vụ tính lương nhân viên với mức giá thấp hơn mà vẫn đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho công ty. 

Những điều cần lưu ý trước khi thuê ngoài dịch vụ tính lương. (Ảnh: Internet)

Tìm kiếm và khảo sát thông tin

Hiện nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, trên mạng có rất nhiều dữ liệu bạn có thể tìm hiểu và tham khảo xem dịch vụ nhân viên trả lương cần làm những gì, chi phí ra sao. Lưu ý, khi thuê dịch vụ tính lương bạn nên tránh những công ty có nhiều chương trình khuyến mãi, miễn phí để đảm bảo. Nếu bạn cần một bảng lương trọn gói, hãy tìm đến một công ty uy tín để thuê.

Trao đổi với 2-3 công ty cung cấp dịch vụ trả lương

Sau khi đã tìm hiểu kỹ thông tin, bạn nên gặp 2-3 công ty dịch vụ trả lương để trao đổi về các vấn đề như:

● Công việc cần thực hiện giữa hai bên.

● Trách nhiệm của người trả lương với cơ quan nhà nước là gì?

● Chi phí có phù hợp với công ty của bạn không?

● Bên họ chăm sóc khách hàng hàng tháng như thế nào?

● Làm thế nào để bạn báo cáo về công ty của bạn hàng tháng?

Trao đổi với 2-3 công ty cung cấp dịch vụ trả lương về các vấn đề liên quan. (Ảnh: Internet)

Bảo vệ và bảo mật dữ liệu

Sự an toàn của nhân viên được ưu tiên hơn tất cả mọi thứ và với tư cách là người sử dụng lao động, bạn cần thực hiện các biện pháp bổ sung để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm liên quan đến các hoạt động trả lương như địa chỉ nhân viên, thông tin ngân hàng,...

Nắm rõ quy trình mà nhà cung cấp dịch vụ đang thực hiện để mã hóa dữ liệu nhạy cảm, loại công nghệ họ đang sử dụng để bảo vệ dữ liệu đó khỏi bị xâm phạm, ai có quyền truy cập thông tin và loại hình bảo hiểm mà nhà cung cấp có.

Đảm bảo bên cung cấp dịch vụ tính lương bảo mật dữ liệu an toàn. (Ảnh: Internet)

Lời khuyên là bạn nên tìm hiểu thông tin đăng nhập của nhà cung cấp dịch vụ trả lương để kiểm tra xem họ có thể tin cậy được để bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu của bạn hay không. Các chứng chỉ như ISO 27001 và ISAE 3000 là tiêu chuẩn quốc tế về quản lý bảo mật thông tin và thường được các tổ chức đề cập đến để đảm bảo chất lượng.

Khả năng hiển thị qua các chỉ số hiệu suất

Bảng lương được tạo từ nhiều thành phần nên dễ bị rủi ro. Khi đánh giá các nhà cung cấp dịch vụ trả lương, hãy tìm những nhà cung cấp có thể cung cấp cho bạn một kế hoạch truyền thông và giao diện báo cáo rõ ràng để giúp bạn dễ dàng hiểu được thông tin chi tiết về chỉ số hiệu suất đằng sau quá trình xử lý bảng lương của mình.

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ trả lương có báo cáo dễ hiểu, đơn giản hóa quy trình. (Ảnh: Internet)

Tìm hiểu những tính năng cơ bản mà công ty thuê ngoài cung cấp và liệu trang tổng quan báo cáo quản lý có thể truy cập dễ dàng cũng như phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn hay không. Một số công ty cung cấp dịch vụ thanh toán lương còn có cổng tự phục vụ của nhân viên rất hữu ích khi nhân viên cần truy cập hoặc thay đổi thông tin của họ.

Khi bảng lương ngày càng trở phức tạp hơn đối nhiều doanh nghiệp, việc hợp tác với một nhà cung cấp dịch vụ làm bảng lương có thể giúp bạn giảm thiểu rủi ro, giải phóng thời gian để chuyển hướng nguồn lực và thời gian sang tập trung vào các khía cạnh khác của doanh nghiệp.