Trong bối cảnh nền kinh tế số hóa đang phát triển mạnh mẽ, quản lý nhân sự và tính lương cũng đang trải qua những thay đổi đáng kể. Việc áp dụng các giải pháp chuyển đổi số trong tính lương không còn là xu hướng mà đã trở thành nhu cầu thiết yếu để các doanh nghiệp duy trì tính cạnh tranh, tăng hiệu suất và tối ưu chi phí vận hành.
Vậy chuyển đổi số trong tính lương thực chất là gì? Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu? Và đâu là giải pháp giúp tiết kiệm ngân sách nhưng vẫn đảm bảo sự minh bạch, chính xác? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết.
1. Chuyển đổi số trong tính lương là gì?
Chuyển đổi số trong tính lương là quá trình ứng dụng các công nghệ hiện đại như phần mềm tính lương, điện toán đám mây, AI, RPA (tự động hóa quy trình) để quản lý và vận hành toàn bộ quy trình tiền lương – từ chấm công, tính thuế, bảo hiểm đến chi trả lương và báo cáo.
Thay vì xử lý thủ công bằng bảng tính Excel – vốn tiềm ẩn nhiều rủi ro và tốn thời gian, các hệ thống số hóa giúp tự động hóa mọi khâu, đồng bộ dữ liệu và giảm thiểu sai sót phát sinh.
Hệ thống phần mềm tính lương giúp tự động hóa toàn bộ quy trình từ chấm công đến chi trả lương.
2. Tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số trong tính lương?
2.1. Tiết kiệm chi phí vận hành
Việc chuyển sang các hệ thống phần mềm tính lương giúp doanh nghiệp:
Cắt giảm nhân sự phụ trách nhập liệu thủ công
Giảm thiểu sai sót khiến doanh nghiệp tốn chi phí điều chỉnh
Tiết kiệm thời gian trong xử lý lương hàng tháng
Theo khảo sát từ Deloitte, các doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản trị nhân sự hiện đại có thể tiết kiệm đến 30% chi phí nhân sự hành chính.
2.2. Đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ
Chuyển đổi số giúp chuẩn hóa và lưu trữ dữ liệu minh bạch, có thể truy xuất bất kỳ lúc nào. Điều này cực kỳ quan trọng khi cần:
Kiểm toán nội bộ
Làm việc với cơ quan thuế hoặc bảo hiểmGiải quyết khiếu nại của người lao động
Tính minh bạch và chính xác trong bảng lương cũng giúp xây dựng niềm tin với nhân viên, đặc biệt trong thời điểm người lao động ngày càng quan tâm đến quyền lợi cá nhân.
2.3. Tăng năng suất và tập trung chiến lược
Thay vì dành thời gian xử lý lương thủ công, phòng nhân sự có thể tập trung vào các hoạt động chiến lược như:
Phát triển năng lực nhân viên
Hoạch định nguồn lực
Gắn kết nội bộ và phát triển văn hóa doanh nghiệp
Chuyển đổi số giúp phòng nhân sự tiết kiệm thời gian để tập trung vào chiến lược nhân tài.
3. Những thách thức khi chuyển đổi số tính lương
3.1. Khó khăn trong tích hợp dữ liệu
Doanh nghiệp thường có hệ thống chấm công, quản lý nhân sự, phần mềm ERP... hoạt động rời rạc. Việc tích hợp dữ liệu để đồng bộ hóa thông tin giữa các hệ thống là một thách thức lớn nếu thiếu đội ngũ kỹ thuật chuyên môn.
3.2. Thiếu nhân sự hiểu công nghệ – lẫn nghiệp vụ
Một số doanh nghiệp vừa và nhỏ thường thiếu nhân sự vừa hiểu về nghiệp vụ tính lương vừa am hiểu công nghệ để vận hành hệ thống tự động. Điều này dẫn đến sự phụ thuộc vào các nhà cung cấp bên ngoài, hoặc vận hành nửa vời gây mất hiệu quả.
3.3. Lo ngại về bảo mật
Dữ liệu lương là một trong những thông tin nhạy cảm nhất. Khi chuyển sang hệ thống số, doanh nghiệp cần có giải pháp bảo mật nghiêm ngặt để tránh rò rỉ dữ liệu – ảnh hưởng uy tín và niềm tin của nhân viên.
4.Các giải pháp chuyển đổi số phổ biến trong tính lương
Dưới đây là một số hình thức và công cụ phổ biến giúp doanh nghiệp chuyển đổi số hiệu quả trong công tác tính lương:
4.1. Sử dụng phần mềm tính lương chuyên biệt
Các phần mềm như SAP SuccessFactors, Workday, Zoho Payroll hoặc giải pháp nội địa như AMIS, FAST HRM… giúp tự động hóa toàn bộ quy trình tính lương, khấu trừ thuế, bảo hiểm và xuất bảng lương nhanh chóng.
Một số phần mềm còn tích hợp chấm công qua nhận diện khuôn mặt hoặc GPS, giúp tăng độ chính xác.
4.2. Tích hợp tính lương vào hệ thống ERP hoặc HRM
Nếu doanh nghiệp đã triển khai hệ thống ERP (SAP, Oracle, Odoo…), có thể tận dụng module tính lương tích hợp sẵn để đảm bảo dữ liệu thống nhất giữa các phòng ban (Kế toán – Nhân sự – Tài chính).
4.3. Thuê ngoài dịch vụ tính lương chuyên nghiệp
Đối với doanh nghiệp chưa đủ nguồn lực để xây dựng hệ thống hoặc không muốn đầu tư lớn ban đầu, thuê ngoài dịch vụ tính lương (Payroll Outsourcing) là một lựa chọn hiệu quả.
Dịch vụ này bao gồm:
Tính toán bảng lương theo đúng quy định pháp luật
Tự động khấu trừ thuế, bảo hiểm
Gửi phiếu lương bảo mật đến từng nhân viên
Báo cáo định kỳ theo yêu cầu doanh nghiệp và cơ quan chức năng
Dịch vụ thuê ngoài tính lương giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư hệ thống ban đầu.
5.Doanh nghiệp nên chọn giải pháp nào?
Tùy vào quy mô, ngành nghề và định hướng phát triển, doanh nghiệp có thể lựa chọn mô hình chuyển đổi phù hợp:
Doanh nghiệp nhỏ (dưới 100 nhân viên): Có thể sử dụng phần mềm đơn giản hoặc thuê ngoài dịch vụ để giảm tải áp lực vận hành.
Doanh nghiệp vừa: Kết hợp phần mềm nội bộ với dịch vụ chuyên nghiệp để tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo chuyên môn.
Doanh nghiệp lớn – tập đoàn: Đầu tư hệ thống HRM toàn diện tích hợp tính lương và tuân thủ nghiêm ngặt.
6.Lợi ích khi doanh nghiệp thuê ngoài dịch vụ tính lương tại HR2B
Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ nhân sự, HR2B là đối tác tin cậy của hàng trăm doanh nghiệp trong và ngoài nước. Khi sử dụng dịch vụ quản lý tính lương tại HR2B, bạn nhận được:
Đội ngũ chuyên viên am hiểu luật lao động và chính sách thuế
Hệ thống tính lương tự động – bảo mật – truy xuất nhanh chóng
Tiết kiệm đến 40% chi phí vận hành phòng nhân sự
Đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong toàn bộ quy trình
Tìm hiểu chi tiết về dịch vụ tại đây: https://www.hr2b.com/vi/payroll-services/
Chuyển đổi số trong tính lương không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả vận hành và tính minh bạch trong doanh nghiệp. Dù chọn đầu tư phần mềm, tích hợp hệ thống hay thuê ngoài chuyên nghiệp, điều quan trọng là doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và chọn đối tác uy tín để chuyển đổi hiệu quả, an toàn và bền vững.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý tiền lương vừa linh hoạt, chính xác lại tuân thủ pháp luật, hãy để HR2B đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số. Liên hệ ngay với HR2B để nhận tư vấn miễn phí về giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp bạn.
