Cách lựa chọn dịch vụ tính lương hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Thuê ngoài dịch vụ tính lương tốt có thể giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình tính lương, tiết kiệm chi phí, giảm thiểu sai sót và hợp lý hóa việc nhập dữ liệu. 

Quản lý tiền lương có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy thuộc vào số lượng nhân viên và các quy trình tính lương có liên quan. Để tránh sai sót, các doanh nghiệp lớn nhỏ hiện nay thường tìm đến các nhà cung cấp dịch vụ trả lương để quản lý tiền lương một cách có kế hoạch và hiệu quả. Lựa chọn dịch vụ tính lương tốt nhất và thực sự mang lại hiệu quả là điều cần thiết. Vậy làm thế nào để bạn có thể lựa chọn được nhà cung cấp dịch vụ trả lương tốt, phù hợp với ngân sách xử lý bảng lương và mức độ trách nhiệm trả lương mà bạn muốn duy trì? Bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề trên.

Các tiêu chí lựa chọn dịch vụ tính lương hiệu quả, tiết kiệm chi phí

Dịch vụ và chi phí

Khi chọn một dịch vụ trả lương, doanh nghiệp cần đảm bảo dịch vụ phải bao gồm việc thực hiện các hoạt động nhân sự cần thiết như tính toán tiền lương và theo dõi giờ làm việc của nhân viên, khấu trừ các khoản khấu trừ và thuế, in và chuyển phát séc hoặc ký quỹ trực tiếp, nộp thuế lao động… Các tính năng chính của dịch vụ trả lương thường bao gồm: quản lý chuyên cần, quản lý làm thêm giờ, quản lý phụ cấp, quản lý nghỉ phép và tạo báo cáo. Do đó, doanh nghiệp cần xác định chi phí cho mỗi dịch vụ cung cấp để lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với ngân sách. Tránh mất phí cho những dịch vụ không cần thiết.

Cân nhắc các tính năng dịch vụ trả lương cần thiết để tối ưu hóa chi phí. (Ảnh: Internet)

Tính đơn giản và dễ sử dụng

Dịch vụ tính tiền lương mà bạn chọn tốt nhất nên đơn giản và dễ truy cập cũng như sử dụng. Bạn có thể truy xuất dữ liệu bất cứ khi nào bạn cần, bao gồm các loại báo cáo phục vụ cho quản lý cũng như tất cả các thông tin chi tiết về nhân viên và lịch sử về phiếu lương trong quá khứ cũng như hiện tại.

Một dịch vụ làm bảng lương hiệu quả sẽ cho phép bạn thay đổi dữ liệu nhân viên dễ dàng, quản lý các bảng lương của nhân viên và chuyển tiền điện tử đến tất cả các ngân hàng lớn và các dịch vụ thanh toán. Khi bạn chọn một dịch vụ trả lương đơn giản và dễ sử dụng, tất cả thông tin chi tiết sẽ hiển thị ở định dạng dễ hiểu và đơn giản, cho phép bạn tối ưu hóa việc lập ngân sách trực tuyến và lập kế hoạch chi phí cho nhân viên.

Bảo mật và trách nhiệm

Khi chọn một hệ thống tính lương mới, cần đảm bảo có các tính năng bảo mật chống giả mạo thông tin. Nhà cung cấp dịch vụ trả lương mà bạn chọn phải đáng tin cậy và là thương hiệu được công nhận về chất lượng cung cấp. Khi lựa chọn dịch vụ trả lương, bạn là người quyết định mức độ kiểm soát mà bạn muốn. Dịch vụ tính bảng lương tốt nhất sẽ cho phép bạn kiểm soát đầy đủ và tùy chọn để xem tất cả thông tin, báo cáo trước đó. Làm rõ trách nhiệm với đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ giúp bạn biết được những gì có thể làm và những gì họ yêu cầu.

Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tính lương uy tín, đáng tin cậy để bảo mật các thông tin quan trọng. (Ảnh: Internet)

Tính linh hoạt

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những nhu cầu cụ thể khác nhau khi thuê ngoài dịch vụ trả lương. Dịch vụ trả lương mà bạn chọn phải tạo ra các báo cáo tùy chỉnh và linh hoạt theo nhu cầu cụ thể của công ty bạn trong từng giai đoạn, tốt nhất là có thể mở rộng khi tổ chức của bạn phát triển. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần lựa chọn dịch vụ tương thích với cách làm việc của tổ chức để tự động hóa dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. 

Đào tạo nhân viên sử dụng dịch vụ trả lương mới

Đào tạo đội ngũ nhân sự của bạn về dịch vụ trả lương mới là rất quan trọng để mang lại hiệu quả. Việc nhân viên nội bộ tuân thủ các quy trình trả lương mới sẽ giúp đảm bảo doanh nghiệp có thể tận dụng tốt nhất dịch vụ trả lương mới. Điều đó có nghĩa là bạn cần lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ trả lương có đầy đủ hướng dẫn hỗ trợ và đào tạo trực tuyến để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều có thể dễ dàng truy cập các dữ liệu cần thiết.

Đào tạo nhân viên tuân thủ các quy định trả lương mới sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả quy trình tính lương. (Ảnh: Internet)

Thay vì phải vật lộn với các hệ thống tính lương thủ công thì việc thuê ngoài dịch vụ tính lương sẽ giúp đơn giản hóa toàn bộ quy trình tính lương. Việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ trả lương tốt, phù hợp sẽ giúp bạn tối ưu hóa chi phí cũng như tăng hiệu quả kinh tế doanh nghiệp.