Tính lương là một nhiệm vụ quan trọng trong doanh nghiệp, nhưng nếu không thực hiện chính xác, nó có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như vi phạm pháp luật lao động, mất lòng tin của nhân viên và ảnh hưởng đến tài chính công ty. Dưới đây là những sai lầm phổ biến khi tự tính lương và cách khắc phục hiệu quả.
1. Sai sót trong việc xác định lương cơ bản và phụ cấp
Nhiều doanh nghiệp không rõ ràng trong việc xác định lương cơ bản và các khoản phụ cấp, dẫn đến tính toán sai tổng thu nhập của nhân viên. Ví dụ, một công ty trả lương cơ bản thấp nhưng lại gộp nhiều khoản phụ cấp để tránh đóng bảo hiểm xã hội, điều này có thể vi phạm quy định của Luật Lao động Việt Nam.
Cách khắc phục:
Xác định rõ lương cơ bản, lương tối thiểu vùng và các khoản phụ cấp phù hợp với quy định.
Đảm bảo rằng lương đóng bảo hiểm được tính đúng theo quy định của cơ quan bảo hiểm xã hội.
Tham khảo các quy định mới nhất để tránh vi phạm.
Những sai lầm phổ biến khi tự tính lương và cách khắc phục
2. Tính sai thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Một số doanh nghiệp không áp dụng đúng cách tính thuế thu nhập cá nhân, chẳng hạn như không tính đúng giảm trừ gia cảnh hoặc áp dụng sai biểu thuế lũy tiến.
Ví dụ, một nhân viên có người phụ thuộc nhưng công ty không cập nhật kịp thời thông tin giảm trừ gia cảnh, dẫn đến thuế TNCN bị tính cao hơn mức thực tế.
Cách khắc phục:
Cập nhật thường xuyên thông tin nhân viên, đặc biệt là số lượng người phụ thuộc.
Sử dụng phần mềm tính lương có tích hợp công thức thuế để đảm bảo tính toán chính xác.
Tham khảo thông tư, nghị định của Tổng cục Thuế để áp dụng đúng mức thuế hiện hành.
3. Tính lương làm thêm giờ chưa chính xác
Nhiều doanh nghiệp quên tính hệ số nhân công khi tính lương làm thêm giờ, đặc biệt là các ngày lễ, Tết hoặc làm thêm vào ban đêm.
Ví dụ, theo Bộ luật Lao động Việt Nam, nếu nhân viên làm thêm vào ngày nghỉ lễ, mức lương ít nhất phải là 300% so với ngày làm việc bình thường. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp chỉ trả theo mức 150% hoặc không tính đúng cách.
Cách khắc phục:
Kiểm tra kỹ quy định về mức lương làm thêm giờ.
Sử dụng phần mềm hỗ trợ để tính toán chính xác số giờ và mức lương tương ứng.
Ghi nhận đầy đủ số giờ làm thêm để tránh tranh chấp với nhân viên.
4. Không theo dõi và cập nhật quy định bảo hiểm xã hội (BHXH)
Một số doanh nghiệp tính lương mà không trích đúng mức đóng BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo quy định, dẫn đến bị cơ quan chức năng truy thu hoặc phạt hành chính.
Ví dụ, từ năm 2022, mức đóng BHXH tối thiểu cho người lao động phải bao gồm cả phụ cấp lương theo quy định mới, nhưng nhiều công ty vẫn áp dụng cách tính cũ, gây rủi ro pháp lý.
Cách khắc phục:
Cập nhật thường xuyên các quy định mới từ cơ quan bảo hiểm xã hội.
Sử dụng dịch vụ tư vấn nhân sự hoặc thuê ngoài dịch vụ tính lương để đảm bảo tính chính xác.
Việc thiếu kiến thức về thuế và bảo hiểm dễ khiến doanh nghiệp tính sai lương
5. Sai sót khi chi trả lương qua ngân hàng
Một số doanh nghiệp thực hiện chuyển khoản lương mà không kiểm tra kỹ thông tin tài khoản nhân viên, dẫn đến giao dịch bị từ chối hoặc chậm trễ. Điều này có thể làm nhân viên không nhận được lương đúng hạn, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc.
Ví dụ, một công ty chuyển khoản lương vào ngày cuối cùng của tháng nhưng ngân hàng xử lý chậm, khiến nhân viên chỉ nhận được lương vào đầu tháng sau.
Cách khắc phục:
Đặt lịch thanh toán lương trước ít nhất 1-2 ngày để đảm bảo nhân viên nhận lương đúng hạn.
Kiểm tra kỹ thông tin tài khoản trước khi chuyển khoản.
Sử dụng phần mềm kế toán có tích hợp hệ thống thanh toán tự động để giảm thiểu sai sót.
Sai lầm trong việc tính lương có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên.
6. Không có sự minh bạch trong bảng lương
Nhiều công ty không cung cấp phiếu lương chi tiết cho nhân viên, khiến họ không hiểu rõ các khoản thu nhập và khấu trừ. Điều này có thể gây ra nghi ngờ, khiếu nại hoặc mất lòng tin trong nội bộ.
Cách khắc phục:
Cung cấp phiếu lương điện tử hoặc bản in rõ ràng cho nhân viên.
Giải thích các khoản lương, phụ cấp, bảo hiểm, thuế và các khoản khấu trừ khác.
Đảm bảo chính sách lương minh bạch và dễ hiểu.
7. Không lưu trữ hồ sơ và dữ liệu lương đúng cách
Việc không lưu trữ dữ liệu lương đúng quy định có thể gây khó khăn trong kiểm toán, thanh tra thuế hoặc giải quyết khiếu nại của nhân viên.
Ví dụ, một công ty bị cơ quan thuế kiểm tra nhưng không thể cung cấp hồ sơ lương của 3 năm trước do dữ liệu bị thất lạc.
Cách khắc phục:
Lưu trữ hồ sơ lương ít nhất 5 năm theo quy định pháp luật.
Sử dụng phần mềm quản lý lương để lưu trữ dữ liệu an toàn.
Thường xuyên sao lưu dữ liệu lên hệ thống đám mây để tránh mất thông tin.
Thuê ngoài dịch vụ tính lương giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian và chi phí.
Tự tính lương tuy giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí ban đầu nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không thực hiện đúng. Để tránh các sai sót, doanh nghiệp nên cập nhật liên tục các quy định pháp luật, áp dụng công nghệ trong quản lý lương và cân nhắc thuê ngoài dịch vụ tính lương chuyên nghiệp để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật.
HR2B cung cấp dịch vụ tính lương chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Liên hệ ngay để nhận tư vấn chi tiết!
0 comments:
Post a Comment